HMS
Helse, miljø og sikkerhet
Solstrand Hage sameie er pålagt å ha et internkontrollsystem etter internkontrollforskriften. Dette er sameiets HMS-plan — verktøyet for systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet.
Versjon 1.0 · Vedtatt av styret: kommer · Neste revisjon: kommer
Meld avvik
Hendelse, mangel eller skade — du får referansenummer for oppfølging.
Ansvar og organisering
Styrets ansvar
Styret har det overordnede ansvaret for at sameiet oppfyller kravene i HMS-lovgivningen, herunder å:
- Etablere, vedlikeholde og dokumentere internkontrollsystemet
- Kartlegge farer og problemer, og vurdere risiko
- Utarbeide og følge opp handlingsplaner
- Sørge for nødvendig opplæring og informasjon til beboere
- Behandle avvik og melde alvorlige hendelser til rette myndigheter
- Gjennomføre årlig revisjon av HMS-planen
Beboernes ansvar
Den enkelte seksjonseier plikter å:
- Vedlikeholde og kontrollere røykvarslere, slokkemidler og komfyrvakt i egen bolig
- Holde rømningsveier ryddige (trapp, fellesganger, inngangspartier)
- Utføre nødvendig vedlikehold av egen varmtvannsbereder og øvrig installasjoner innenfor seksjonen
- Følge sameiets regler for oppbevaring av brannfarlig vare (se Risikovurdering)
- Melde fra om avvik, farer eller skader til styret
- Delta i dugnader og bidra til sikkerheten på fellesområdene
Ansvarsfordeling i styret
Styret fordeler konkrete HMS-oppgaver mellom seg. Fordelingen oppdateres ved styreskifte. Se Styret for navn og roller.
Forslag til ansvarsområder som kan fordeles: brannvern og rømningsveier, elektrisk anlegg og utebelysning, lekeplass og uteområder, carport og parkering, vintervedlikehold (snø/is), avviksbehandling, dokumentasjon og arkivering.
Gjeldende lover og forskrifter
Sameiet er omfattet av følgende sentrale regelverk:
- Internkontrollforskriften (FOR-1996-12-06-1127)
- Brann- og eksplosjonsvernloven med tilhørende forskrifter, særlig forskrift om brannforebygging
- Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (el-tilsynsloven)
- Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (FEL)
- Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr
- Plan- og bygningsloven
- Forurensningsloven
- Eierseksjonsloven
- Produktkontrolloven
Lovverket er tilgjengelig på lovdata.no. Ved tvil eller større endringer bør styret søke veiledning hos forretningsfører (Bonord) eller aktuell tilsynsmyndighet (Arbeidstilsynet, DSB, Tromsø brann og redning, Elsikkerhet Norge).
Risikovurdering og tiltak
Risikovurderingen bygger på en enkel matrise med sannsynlighet (Lav/Middels/Høy) × konsekvens (Lav/Middels/Høy).
| Område | Fare / uønsket hendelse | Sanns. | Konsekv. | Risiko | Tiltak |
|---|---|---|---|---|---|
| Brannvern | Brann i boenhet | Lav | Høy | Middels | Fungerende røykvarslere, slokkeutstyr i hver seksjon, informasjon om komfyrvakt |
| Brannvern | Brann sprer seg mellom seksjoner | Lav | Høy | Middels | Brannskiller i bygg, ikke lagring i rømningsvei, brannøvelse |
| Brannvern | Brann i carport/bod | Lav | Middels | Lav | Forbud mot oppbevaring av brannfarlig vare i bod, el-kontroll av carport-anlegg |
| El-anlegg | Feil på felles el-anlegg (utelys, carport) | Lav | Middels | Lav | Periodisk el-kontroll hvert 5. år, serviceavtale |
| El-anlegg | El-bil-lading fra stikkontakt i carport | Middels | Høy | Middels | Vurdere installasjon av dedikert lader, informere om riktig bruk |
| Lekeplass | Fallulykke / skade på lekeapparat | Middels | Middels | Middels | Årlig kontroll iht. NS-EN 1176, sikker fallunderlag, løpende tilsyn |
| Uteområde | Fall på is og glatt føre | Høy | Middels | Høy | Strøing og snømåking, avtale med brøytefirma, strøkasser |
| Uteområde | Snø- og israsfare fra tak | Middels | Høy | Høy | Visuell kontroll vinter, varsling ved risiko, stenge av rasutsatt sone |
| Parkering | Påkjørsel på fellesområde | Lav | Middels | Lav | Tydelig merking, fartsgrense, god belysning |
| VVS/vann | Vannlekkasje fra bereder i seksjon | Middels | Middels | Middels | Informere beboere om vedlikehold, lekkasjestoppere anbefales |
| Bygg | Snølast på tak | Lav | Høy | Middels | Følge med på snølast, fjerne snø ved behov, kontakt takfagmann |
| Dugnad | Skade under dugnadsarbeid | Middels | Middels | Middels | Verneutstyr tilgjengelig, kun erfarne bruker motorsag/stige |
Fargekoder: Grønn = Lav risiko (akseptabel), Gul = Middels risiko (tiltak vurderes), Rød = Høy risiko (tiltak kreves).
Brannvern
Brann er den mest alvorlige trusselen i et boligselskap. Tiltak:
- Hver seksjon skal ha minst én fungerende røykvarsler pr. etasje og godkjent slokkemiddel (pulverapparat 6 kg eller husbrannslange)
- Styret sender årlig informasjon til beboere om test av røykvarsler og kontroll av slokkemiddel
- Pulverapparater skal ha faglig kontroll hvert 5. år og service på godkjent verksted hvert 10. år
- Rømningsveier skal til enhver tid være ryddige
- Sameiet har forbud mot oppbevaring av brannfarlig gass (propan) og brennbar væske i carport/bod. Kun mindre mengder til egen bruk i godkjente beholdere tillates
- Nasjonal brannøvelse gjennomføres årlig (september)
- Branninstruks publiseres på sameiets nettside og i fellesområder (se Branninstruks)
Elektrisk anlegg
Sameiet har ansvar for felles el-anlegg (utelys, carport, fellesstrøm), mens den enkelte eier har ansvar for el-anlegget i egen seksjon.
- El-kontroll/termografering av felles anlegg utføres minimum hvert 5. år av autorisert elektriker
- Beboere informeres jevnlig om eget ansvar (komfyrvakt, unngå overbelastning av stikkontakter, kontroll av varmekabler)
- Ved installasjon av elbillading skal dette skje via dedikert ladeløsning, ikke vanlig stikkontakt i carport over tid
Lekeplass
Sikkerhet på lekeplassen reguleres av forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr.
- Årlig hovedinspeksjon gjennomføres av fagperson iht. NS-EN 1176
- Styret/beboere gjennomfører visuell kontroll gjennom året (månedlig i sommerhalvåret)
- Fallunderlag skal vedlikeholdes — sand/gummi skal holdes løst og fylles opp etter behov
- Skader eller slitasje meldes til styret og repareres uten unødig opphold
- Logg over inspeksjoner og tiltak oppbevares i HMS-permen (se Dokumentasjon)
Carport og parkering
- Hver seksjon har egen carport og egen bod
- Felles el-anlegg i carportene inngår i sameiets el-kontroll
- Gjesteparkeringen skal ha tydelig merking og tilstrekkelig belysning
- Brannfarlig vare skal ikke oppbevares i boder eller carport utover det som følger av norsk regelverk for privathusholdning
Uteområder — vintervedlikehold
Tromsø-klima gjør at snø og is er blant de største risikofaktorene i Solstrand Hage.
- Sameiet har avtale med brøytefirma: [fylles inn — navn og kontakt]
- Gangveier og inngangspartier strøs ved glatt føre. Strøkasser plasseres strategisk
- Snø- og israsfare fra tak kontrolleres visuelt gjennom vinteren
- Ved akutt rasfare stenges rasutsatt sone av med sperrebånd og beboere varsles
- Snølast på tak følges opp, og det bestilles takfjerning når lasten blir høy
Dugnad
- Styret vurderer risiko for hver konkret dugnadsoppgave
- Verneutstyr (hansker, vernebriller, hørselvern) gjøres tilgjengelig
- Motorsag, stige og annet risikoutstyr brukes kun av personer med tilstrekkelig erfaring
- Arbeid i høyden begrenses og utføres kun når det er trygt
- Skader under dugnad meldes umiddelbart og dokumenteres
Rutiner for HMS-arbeidet
Styremøter
HMS skal være fast punkt på dagsordenen i alle ordinære styremøter. Saker som angår HMS noteres i møtereferatet og følges opp med konkrete tiltak.
Vernerunde
Styret gjennomfører vernerunde i sameiet minst én gang årlig (vår eller høst). Vernerunden dekker fellesarealer, bygningsmasse, lekeplass, carport, utebelysning og uteområder. Sjekkliste ligger i Vernerunde-vedlegget.
Brannøvelse
Sameiet deltar i Nasjonal brannøvelse hvert år i september. I tillegg oppfordres beboere til å teste egne røykvarslere månedlig.
Kommunikasjon med beboere
- HMS-planen publiseres på sameiets nettside
- Viktig HMS-informasjon sendes ut som nyhetsbrev via e-post og/eller fellesmeldinger i portalen
- Branninstruks henges opp på sentrale steder
- Beboere oppfordres til å melde fra om avvik via avviksskjema på nettsiden eller direkte til styret
Årshjul for HMS-arbeidet
| Måned | Oppgave | Ansvar |
|---|---|---|
| Januar | Kontroll av snølast på tak. Visuell sjekk av utelys og gangveier. | Styret |
| Februar | Gjennomgang av vintervedlikehold — vurdere behov for ekstra strøing/brøyting. | Styret |
| Mars | Planlegging av vernerunde og eventuelle utbedringer til våren. | Styret |
| April | Vernerunde — fellesarealer, bygg, lekeplass. Oppstart av sommervedlikehold. | Styret / dugnad |
| Mai | Årlig kontroll av lekeplass (fagperson). Vårdugnad. Årsmøte. | Styret + fagperson |
| Juni | Test av utebelysning og kontroll av carport-anlegg. | Styret |
| Juli | Ferie — løpende avvikshåndtering. | Styret |
| August | Forberedelse til Nasjonal brannøvelse. Informasjon til beboere. | Styret |
| September | Nasjonal brannøvelse. Test av røykvarslere. | Alle beboere |
| Oktober | Høstdugnad. Klargjøring for vinter (strøkasser, brøyteavtale). | Styret / dugnad |
| November | Kontroll av fasade, takrenner og takstein. Bestill snøbrøyting. | Styret |
| Desember | Årlig gjennomgang av HMS-planen. Oppdatering før nytt år. | Styret |
Lengre intervaller
| Frekvens | Oppgave | Ansvar |
|---|---|---|
| Hvert 5. år | El-kontroll/termografering av felles elektrisk anlegg. | Autorisert elektriker |
| Hvert 10. år | Service på pulverapparater (i tillegg til 5-års kontroll). | Godkjent verksted |
Avvikshåndtering
Et avvik er en hendelse, tilstand eller mangel som kan føre til skade på person, miljø eller bygningsmasse, eller som bryter med sameiets regler og rutiner.
Melding av avvik
Alle beboere kan melde avvik. Avvik meldes til styret på én av følgende måter:
- Meld avvik via skjemaet på denne siden — du får referansenummer for oppfølging
- E-post til styreleder
- Melding i beboerportalen (Bonord min side)
- Ved akutt fare: ring nødetater først, deretter styret
Styrets behandling
- Avviket registreres i avviksloggen med dato, beskrivelse og alvorlighetsgrad
- Styret vurderer umiddelbare strakstiltak (sikring, avstenging, varsling)
- Årsaken til avviket kartlegges
- Tiltak iverksettes for å hindre gjentakelse
- Avviket lukkes i loggen med beskrivelse av tiltak
- Alvorlige avvik rapporteres på neste styremøte og årsmøte
Branninstruks
Denne branninstruksen gjelder for Solstrand Hage sameie. Den skal være kjent for alle beboere og publiseres på nettsiden og i fellesområder.
Ved brann
1. Varsle
- Varsle alle i boligen og nabobolig
- Ring brannvesenet på 110
- Oppgi: navn, adresse (Solstrandvegen [nr], Tromsø), hva som brenner, om det er personer i fare
2. Redde
- Få alle i sikkerhet — barn, eldre og bevegelseshemmede først
- Lukk dører etter deg for å begrense brann- og røykspredning
- Ikke bruk vann på frityr-/kjøkkenbrann — kvel med lokk eller brannslukningsapparat
- Hold deg lavt ved røykutvikling — røyk stiger
3. Slokke
- Forsøk å slokke kun hvis det kan gjøres uten fare
- Bruk pulverapparat eller husbrannslange
- Lukk døra til brannrommet hvis slokking ikke er mulig
4. Møt brannvesenet
- Møt brannvesenet ute, vis vei til brannstedet
- Informer om antall personer og om noen mangler
- Følg brannvesenets instruksjoner
VIKTIG: Ikke bruk heis. Møt på fellesområdet utenfor (gjesteparkeringen) etter evakuering, slik at alle kan registreres og brannvesenet får oversikt.
Sjekkliste for vernerunde
Gjennomføres minst én gang årlig.
Brannvern
- Rømningsveier ryddige (trapp, ganger, inngangspartier)
- Brannmerking/branninstruks synlig på fellesareal
- Slokkeutstyr på fellesområder (hvis aktuelt) kontrollert
- Ingen brannfarlig vare oppbevart i boder/carport
Elektrisk anlegg
- Utelys virker på alle fellesområder
- El-anlegg i carport uten synlige skader
- Sikringsskap i fellesområde uten varme/lukt/tegn til feil
- El-kontroll innenfor 5-års intervall
Lekeplass
- Lekeapparater uten skader, splinter eller ustabilitet
- Fallunderlag i orden
- Ingen farlige gjenstander eller avfall på lekeplassen
- Årlig fagkontroll gjennomført siste 12 mnd.
Uteområde / bygningsmasse
- Gangveier uten snubleniner, hull eller knuste heller
- Takrenner, nedløp og takstein uten synlige skader
- Fasade uten skader eller løse elementer
- Gjesteparkering ryddig og godt merket
- Skilting og informasjon oppdatert
Vinter (oktober–april)
- Strøkasser fylt og tilgjengelige
- Brøyteavtale aktiv og fungerende
- Ingen åpenbar rasfare fra tak
- Snølast på tak innenfor forsvarlig nivå
PDF-versjon med signaturfelt for utskrift kommer.
Dokumentasjonsoversikt
Følgende dokumenter skal til enhver tid være tilgjengelig og oppdatert i sameiets HMS-arkiv:
- Gjeldende HMS-plan (denne)
- Vedtekter for sameiet
- Brannteknisk dokumentasjon for bygg (fra byggesak 2018)
- Rapporter fra el-kontroll/termografering
- Årlige kontrollrapporter for lekeplass
- Brøyte- og strøavtale
- Forsikringsavtaler (Fremtind hovedpolise 31835764 m.fl.)
- Gjennomførte vernerunder (siste 5 år)
- Avvikslogg (siste 5 år)
- Referater fra styremøter (HMS-saker)
- Årsmøteprotokoller
Dokumentasjonen oppbevares digitalt i Bonord styreportalen og/eller i sameiets eget arkiv. Ved styreskifte overføres ansvar og tilgang til nytt styre.
Akutt situasjon?
Ring 110 (brann), 112 (politi) eller 113 (medisinsk nødhjelp). Se akutt-siden for telefonnumre til vaktselskap, rørlegger og elektriker.